Succesvol implementeren: Agile, Lean en Participatief

Emile ter Horst van ROC Rivor geeft aan dat veel implementaties van pakketsoftware mislukken doordat deze uiteindelijk niet aansluiten bij het onderwijs, geen draagvlak krijgen bij de gebruikers en een erg technische focus hebben. Hij deelt met ons de projectaanpak die antwoord poogt te geven aan deze uitdagingen.

Alle dingen die kunnen mislukken groepeert hij in 3 soorten, met elk een specifieke stijl om ze te lijf te gaan.

  • Lean: Verwachtingen en realistische resultaten.
  • Agility: Sturing en beheersing.
  • Participatie: Commitment en draagvlak.

Als eerste hebben ze projecten gedaan voor processen die administratief van aard zijn en veel kleine herhalende, handmatige acties bevatten. Met als uitgangspunt:

  • Waarde toevoegen: alleen handelingen doen die echt nodig zijn.
  • Richt je op het eindresultaat.
  • Betrek de klant en gebruiker erbij.
  • Vermijdt complexiteit.
  • Minimaliseer het aantal actoren in een proces.
  • Minimaliseer het aantal afdelingen
  • Vermijd het gebruik van ‘Office’ producten voor het vastleggen van informatie die eigenlijk in een kernsysteem moeten.

Onderdeel van de aanpak was ‘time-boxing’, geen vast functioneel ontwerp, geen vaste eisen-set en de deelname van gebruikers aan het projectteam. Praktisch gaven ze dit vorm met Facilitated Workshops. Daarin werden eisen en wensen verkend en incrementeel aangescherpt. Wat me opviel is dat ze per 6 weken iets opleveren, dat een paar keer herhalen en erna voor een deel van de medewerkers ‘live’ gaan.

Ik kende de 4 Agile waarden nog niet maar vind ze wel aantrekkelijk: mensen en interactie boven processen en tools, werkende software boven documentatie, samenwerking met klant boven contract onderhandelingen, inspelen op verandering boven volgen van het plan.