Implementatie Office 365 Grafisch Lyceum Rotterdam

Eens even kijken hoe ze dat in Rotterdam hebben gedaan. Zelf zijn we bij het ROC Midden Nederland ook druk bezig met Office 365, dus horen hoe een andere school dat doet kan nooit kwaad.

Vooraf kregen we een schets van de studenten van het GLR en de school zelf. Wat vooral opvalt is natuurlijk dat de ICT vaardigheid van de medewerkers hoog is. Verder is de studentenpopulatie zeer divers. Van stadskinderen tot ver uit de provincie. Ik heb in dat verband weer een uitdrukking bijgeleerd: ‘Daar blaffen ze nog tegen de tram’. Aan de lezer om uit te zoeken wat daarmee in Rotterdam bedoeld wordt.

Wat tevens opvalt en niet verwonderlijk is gezien de aard van de opleiding, is dat bij het GLR de inhoud de vorm volgt. Ook zelfbouw is geen vies woord, terwijl veel MBO instellingen daar juist nadrukkelijk afstand van nemen. Dat het gebouw vergeven is van de computers en dat er een eigen fileserverĀ omgeving is kenmerkt deze school ook. Tot zover de schets van de contouren.

Het GLR gebruikt sharepoint als toegang, maar heeft daar natuurlijk wel een eigen smoel aan gegeven, de standaard lay-out vond men te lelijk. De implementatie van Office 365 is verlopen in verschillende stappen en niet met de snelheid die de ICT afdeling in eerste instantie voorstond, die wilde namelijk graag de ene week OneDrive aanzetten voor medewerkers en de week daarna voor studenten. Oh ja, en dan meteen de interne fileservers op alleen lezen.

Het verliep enigszins anders…..

Stap 1 was de overgang van de mail naar de cloud. Probleemloos verlopen en gebruikers hebben het amper gemerkt.

Stap 2 OneDrive. De eerste gedachte was dit zoals vermeld, ‘even’ te doen. Nee, toch maar niet volgende week alles over zetten. Met name de te verwachte problemen met de grote bestanden waar studenten mee werken zorgde voor een pas op de plaats. Dus werd er eerst eens flink nagedacht. Eerst in een kleine groep, testen, uitproberen en nadenken over de nieuwe manier van werken.
Dit had als resultaat dat stapsgewijs, begeleid, met heldere afspraken gewerkt werd. Geen big-bang! Zo werd OneDrive voor de medewerkers ingevoerd en bleven de studenten op de fileservers werken die in huis stonden.

Stap 3 was de vervanging intranet. Zoveel mensen, zoveel wensen….. De imput was tegenstrijdig en ook de balans tussen personaliseren en corporate identity was een uitdaging. Het resultaat was ‘Mijn GLR’. Zichtbaar zijn de meest gebruikte apps, er is een deel verplicht nieuws dat niet uit te schakelen is en een blok nieuws waar je als gebruiker keuzes in kunt maken. In het midden van de pagina is het rooster of de agenda zichtbaar en voor studenten hun laatste vijf cijfers. Behalve dat het er goed uitziet, is het ook bijzonder functioneel en simpel! Vanuit de startpagina is door te klikken naar afdeling-eigen pagina’s.

Het geheel is echter gebouwd samen met een externe partij en sterk aangepast aan de wensen van de GLR. Dit wordt gezien als een bezwaar. Elke update van Microsoft, moet bekeken worden. Soms blijven zaken werken, soms niet meer en vergen ze aanpassingen. lastig door updates Microsoft.

De volgende stap was alle afdelingsschijven naar de cloud. Goede begeleiding, factsheeets, begeleiding op de werkvloer. De bekende acties zijn ingezet om dit goed te laten verlopen en dat is goed gelukt. Twee weken voor de zomervakantie zijn ze overgegaan naar groepen en SharePoint en gingen de fileservers voor medewerkers op ‘alleen lezen’. Omdat medewerkers zo ICT vaardig zijn, was het zelf overzetten (en opruimen) geen probleem.
De nog te maken stap is de overgang van studenten met hun bestanden naar de cloud, maar dan moet er nog wel een heikel probleem worden opgelost. Tot op heden is het niet gelukt de grote bestanden goed in de cloud te krijgen. Time-outs en corrupte bestanden zorgen er voor dat deze stap nog niet gezet is. De snelheid waarmee Office 365 bestanden kan verwerken is hier de drempel.

Tips van de presentator Rianne van der Meij:
Vermijd storend maatwerk (upodates werken soms niet meer of veroorzaken extra werk)
Geloof niet in: ‘bij ons is het anders’.
En bovenal zorg voor regie (directie en management). De opleidingen in de school waar regie minder sterk is, zijn ook de opleidingen waar nog steeds problemen zijn.

Al met al een realistisch en goed verhaal, met veel aanknopingspunten. Dank voor dit inkijkje!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.