Samenwerking op het gebied van informatiemanagement – Noorderpoort en Alfa College op #CVImc

Marcel van Doren (Alfa College) en Martijn Broekhuizen Noorderpoort gaan in op hun samenwerking op het gebied van informatiemanagement. 
Waarom is informatiemanagement nodig?
Martijn geeft een aantal voorbeelden waarom informatiemanagement belangrijk is.
  • Keuzedelen: impact is veel groter dan je denkt. 
  • Een student heeft zich ingeschreven maar komt niet opdagen. Als dat niet wordt doorgegeven loopt er aan de achterkant heel veel mis.
  • Hacka: een youtube kanaal waarin studenten best practices uitwisselen over de manier waarop je de informatiesystemen gehackt kunnen worden. 
Daar uit volgt dat de hoeveelheid informatie, die wordt gevraagd, neemt almaar toeneemt, dat de kwaliteit van informatie steeds belangrijker wordt. Daarbij komen vraagstukken op het gebied van nformatieveiligheid, informatieketens. Belangrijk is ook dat verwachtingen van gebruikers op basis van hun ervaringen thuis veel hoger zijn dan het onderwijs kan waarmaken.

Informatiemanagement gaat om het het optimaal aansluiten van informatievoorziening op de bedrijfsvoering (processen). Het is een balans tussen vraag en aanbod. Het wordt goed weergegeven in het negenvlaks model van Rick Maes.
Het inrichten van informatiemanagement verloopt in een aantal fasen. In eerste instantie gaat het om het aanschaffen en implementeren van systemen. Daarna gaat het om het verbinden van de mensen en het integraal maken van de informatievoorziening. Als dat op orde is kom je op het niveau van innovatie.
Waarom samenwerken?
Instellingen hebben vaak dezelfde vraagstukken. Ook intern spelen dezelfde processen en vernieuwingen. Instellingen hebben ook dezlefde uitgangspunten. Denk aan architectuur, informatiebeleid en informatieveiligheid. 
De beschikbare kennis binnen de roc’s is beperkt, delen van kennis levert veel op. 
Het bedenken van oplossingen en het aanpssen van systemen is complex, tijdrovend en kostbaar.
Aan de groep wordt gevraagd op welke gebieden je kunt samenwerken ten aanzien van informatiemanagement. Met name bestuurlijke processen, management informatie, en logistiek komen daar uit naar voren. Maar eigenlijk zou je op alle geieden wel kunnen samenwerken. Belangrijk daarbij is, dat deelnemende instellingen in een samenwerkingsverband  niet overal even ver in zijn.
Welke samenwerking tussen Np en Alfa?
  • Bestuurlijk – macrodoelmatigheid in Qlikview. 
  • Primair proces: Aan en afwezigheid, verkenning van keuzedelen bij elkaar
  • Secundair proces: Shared service centrum PeopleSoft (kernregistratie)
  • Logistiek: Planning en roostering (Xedule)
  • Tertiaire processen: kennisdeling informatiemanagement en niet-gezamenlijke systemen
  • Managementinformatie: gezamenlijk bouwen van rapportages in Qlikview.
Waarom samenwerking op deze gebieden:
  • Geen concurrentie op deze gebieden
  • Vraagstukken identiek
  • Systemen het zelfde
  • Krachten bundelen en kennis delen
  • Meer efficiency, effectiviteit en kwaliteit
Op welke gebieden werken de instellingen niet samen?
  • Werving
  • Primair proces
  • Alumni
  • Communicatie
  • Informatieplanning
Waarom niet?
Onderscheidend vermogen!
Er zijn veel successen gehaald op gebied van managementinformatie, koppelingen, informatie- en datamodellering, reductie administratieve capaciteit met 40%, digitaal aanmelden, digitaal archief.
Een project om een gemeenschappelijk app te laten bouwen door studenten is niet gelukt.
Wat zijn de valkuilen?
  • Onevenwichtige vedeling en inbreng van capaciteit en kennis in de samenwerking
  • Onvoldoende mandaat en draagvlak
  • Samenwerken op een gebied waar je verschillende systemen hebt 
Zou het mogelijk zijn om ook een soort shared service centrum op het gebied van informatiemanagement in te richten? Dat zou op veel gebieden veel voordelen opleveren maar vergt op meerdere niveaus een heel goede afstemming. 

Onderwijslogistiek en herziene kwalificatiestructuur

Wim Konings van het graafschap College vertelt over hun ervaringen met onderwijslogistiek en Xedule als hulpmiddel. Ze probeerden de planningsvraagstukken vóór roostering op te lossen, dus die op een tactisch niveau.

Wim schetst een herkenbaar beeld van hoe coördinatoren en managers de planning uitwerken. Spreadsheets vol met tabbladen en tabellen met informatie over de jaartaak. Wie lesgeeft in welke vakken voor hoeveel uren aan welke klassen. Allemaal informatie die erna naar een roosteraar moet. Dit is erg arbeidsintensief aangezien data meerdere keren ingevoerd moeten worden. Ook als er wijzigingen zijn, moet er op allerlei plekken in Excel gemuteerd worden. De collega coördinator doet hetzelfde weer in zijn spreadsheet.

Vandaar dat ze een ander hulpmiddel zochten. Concreet zijn dit de onderdelen “Onderwijsprogramma”, “Meerjarenplanning” en “Jaarplanning” van Xedule van AdVitrae. Ze begonnen met een soort pilot waarin ze zowel op de oude manier als op de nieuwe manier de planning maakten en roosterden. Dit leverde voldoende vertrouwen op om echt te gaan starten.

Overigens faciliteerden ze de implementatie met tijd: voor ondersteuning van gebruikers en het leren werken met het nieuwe pakket. Er is één fte voor centrale ondersteuning en elke sector draagt één fte af voor de coördinator onderwijslogistiek.

De rol van de roosteraar verandert ook. “Dit is helemaal geen leuk pakket, vroeger kreeg ik een stapel papier en kon ik fijn een paar weken roosteren. Nu moet ik in gesprek over wat iedereen nodig heeft en wil. Daarna maakt mijn pakket het rooster.” Niet elke roosteraar kan zomaar meegaan in deze veranderende rol. Hierbij hoort ook dat voor onderwijslogistiek er binnen elk team samengewerkt wordt tussen drie personen: de opleidingsmanager, de medewerker logistiek en de roosteraar.

Ook al was het geen doel op zich, het leidde ook tot standaardisatie. Hoe het lesprogramma er uitziet, welke faciliteiten daarvoor nodig zijn, etc. Het sloopt niet de diversiteit er uit en dat hoeft ook niet volgens Wim. De manier van omschrijven echter moet wel eenduidig.
Ook het planningsproces zelf luistert vrij nauw: het invoeren van de opleidingen, van het meerjarencurriculum en het jaarrooster moet steeds in dezelfde periode gebeuren, zodat het niet nodig is om deze informatie alsnog op te halen wanneer het lesrooster gemaakt moet worden.

Alfa en Noorderpoort over informatiemanagement

Waarom moeten / kunnen we samenwerken op IM gebied. Keuzedelen is bijvoorbeeld onze gemeenschappelijke uitdaging voor de komende tijd. De oplossing zoeken we natuurlijk in een digitale omgeving. Hoe richten we onze systemen daar dan op in. Waar presenteren we de keuzedelen, hoe koppelen we aan de opleiding en wie doet de dan begeleiding, zomaar wat vragen die op poppen.
Kwaliteit van informatie, de beveiliging, procesdenken en de ongelooflijke snelheid van de veranderingen op IT gebied vragen om samenwerken. Uiteraard komt Rick Maes voorbij en wordt op basis van het negen vlaks model de middelste verticale kolom benoemd. 

Velen van ons zitten nog in de fase van het huis op orde, welke koppelingen hebben we allemaal lopen en hoe maken we van al onze deelsystemen één integraal systeem. Het gaat eigenlijk helemaal niet over de systemen, maar over de processen die door de systemen worden ondersteund, aangevuld met een duidelijke eigenaar.
Samenwerken kan in diverse samenwerkingsverbanden, zoek je partners op de diverse deelgebieden.
Omdat we vaak kiezen voor eigen deelsystemen is een matrix achtige samenwerking noodzakelijk.
Daarnaast hebben we uiteraard SION, Surf / Kennisnet en Sambo ICT. Surf is nog wel de moeite waard extra te benoemen , lid worden van de coöperatie is voor ons allemaal van belang.
Andere praktische mogelijkheden voor samenwerking zijn macrodoelmatigheid op basis van een Qlikview rapportage. Voor het primair proces loopt er een AAR verkenning, gebruikersgroepen op basis van Shared Service Center achtige concepten zijn andere mogelijkheden.
Essentieel is dat er geen concurrerend voordeel op de deelgebieden mag zijn en moet elke instelling zich kunnen blijven onderscheiden. Voor beide instellingen is de management rapportage absoluut een succes, ook de koppeling vraagstukken  worden gezamenlijk opgepakt. DMS wordt onderzocht of hier samenwerking mogelijk is.
Valkuilen zijn er uiteraard ook:

  • Zorg voor evenredigheid
  • Zorg voor mandaat en draagvlak
  • Samenwerken met verschillende systemen is lastig.
Uit de zaal wordt de vraag of we geen gezamenlijk IM moeten vormgeven.

Zicht op de docent – Inspiratiesessie met UP op de #CVImc

UP learning komt in veel onderwijsinstellingen. Daarbij komen ze ze allerlei vraagstukken tegen op het gebied van de informatievoorziening. Het gaat daarbij natuurlijk om het verhaal achter de cijfers.


In een inspiratiesessie discussieert een groepje mensen over het zicht dat je als teammanager / -leider hebt / wilt hebben / kunt hebben op je docenten.

Voor een teamleider is het moeilijk om een beeld te krijgen op een aantal belangrijke zaken. Wat mag je van een docent, een team verwachten en hoe krijg je dat inzichtelijk?
Die vragen kun je stellen over een aantal thema’s:

  • Zicht op de docent
  • Zicht op het curriculum
  • Zicht op het rendement
  • Zicht op student.
In een videofilmpje (nog niet online!) komt een aantal onderwijsmensne aan het woord over de manier waarop docenten functioneren. Dat kan via gesprekken met docenten of studenten of klassenbezoek. Dat geeft veel informatie maar dat zijn momentopnames. Vaak wordt daarover buiten wat gespreksverslagen niets vastgelegd. 
Hoe kun je dan docenten met elkaar vergelijken?
De vraag is of je daadwerkelijk moet willen vergelijken. Kijk naar de mogelijkheden die LeerKRACHT biedt, eventueel gecombineerd met een enquete onder studenten.
Je kunt werken met competentieprofielen gekoppeld aan gedragspatronen (sie ik die competentie in het gedrag terug?) en een 360′ feedback. Maar het blijft lastig om een goed beeld te krijgen en dus lastig om daar sturing aan te geven. Lesgeven is per slot van rekening een deel van de taak van een docent. 
In de discussie gaat het erom of je alles moet willen weten. je wilt niet alles controleren als teamleider. daar staat tegenover dat scholen goed zijn in het Plan en Do van de PDCA cyclus maar minder goed in Check en Act. Waar het natuurlijk om gaat is, dat je in staat bent om bij te sturen om de kwaliteit van het onderwijs te kunnen verbeteren.
In feite is er wel veel informatie: VSV, rendementen, BPV, JOB-enquete, noem maar op. Dat geeft echter nog geen zicht op individuele docenten. Heb je dan bijvoorbeeld zicht op de struikelvakken? Er is natuurlijk wel een beeld als je bijvoorbeeld kijkt naar herkansingen. Maar dat zegt niet alles.
Het is lastig om te sturen op studierendement. Waar zit de stuurknuppel om te kunnen sturen?
Sturen op studiererendement is eigenlijk ook een beetje onzinnig. Als je de cijfers krijgt kun je er niets meer aan veranderen. Daarnaast zijn de definities van rendement heel dubieus. Een overstapper die met een diploma de school verlaat, is voor de eerste opleiding een VSV’er. Sturen op cohortrendement levert wat dat betreft meer op. Sturen op rendement zegt bovendien niets over de prestatie van het onderwijs. 
Moeten docenten zich wel bezig houden met rendementen? Het gaat om de specifieke kenmerken die bepalen waarom een student al dan niet bsuccesvol is. Die informatie moet docenten helpen de goede dingen te doen, je moet de docenten niet belasten met rendementscijfers. 
Het gaat dan om de instrumenten die je beschikbaar hebt en de parameters die je daarmee kunt vastleggen om zicht te krijgen op de huidige situatie om vervolgens te kunnen verbeteren. 
De tijd was te kort om alles te bespreken. Wil je hier toch over meedenken, neem dan contact op met Theo Osse.