Implementatie van Office 365 bij het Grafisch Lyceum Rotterdam

Tijdens ronde 4 was ik bij een presentatie van CvB-lid Rianne van der Meij van het Grafisch Lyceum Rotterdam over hun implementatie van Office 365. Bij het GLR werkt men vaak net anders dan bij een standaard mbo-instelling en volgt inhoud de vorm. Er was onvrede over de vorm van de oorspronkelijke SharePoint homepage en dus moest er iets komen dat er beter uit zou kunnen zien. Men besloot naar Office 365 in de cloud over te stappen in een aantal fases. Rianne nam in haar presentatie deze stappen door.

Als eerste werd de mailserver gemigreerd, wat zonder al te grote problemen verliep. Toen echter de stap van de lokale bestanden naar OneDrive op stapel stond bleek toch dat dit lastiger werd dan gedacht. Bij het GLR werken alle studenten digitaal en zij produceren veel grote bestanden. Het delen van deze bestanden met hun docenten wordt lokaal geregeld op eigen servers en dat bleek in de cloud toch lastiger te realiseren. Er is toen besloten om de overstap voor studenten naar OneDrive uit te stellen en alleen de teams gefaseerd te laten migreren. De werkwijze daarbij was dat de lokale schijf op alleen lezen werd gezet en dat de medewerkers zelf hun bestanden naar de cloud moesten migreren. Aangezien de digitale vaardigheden bij het GLR hoger liggen dan bij de gemiddelde mbo-medewerker ging dit eigenlijk ook zonder veel problemen.

Als intranet is SharePoint ingericht en daarvoor is bij de gebruikers geïnventariseerd wat er nodig was. Mooi is dat iedereen een persoonlijke homepage (MIJNGLR) ziet waar hij/zij ook onderdelen op aan of uit kan zetten. Deze voorpagina is door een externe partij op maat ontwikkeld. Men ziet relevant nieuws, Yammer gesprekken, een rooster, tegels voor diverse apps en studenten zien ook recente beoordelingen en documenten. Er is hiervoor een aparte versie voor mobiel ontwikkeld. Het nadeel van het feit dat er een homepage op maat is gemaakt is dat er bij updates van Microsoft ineens zaken niet meer kunnen werken. Verder bestaat het intranet uit diverse afdelingssites waar verschillende redacteuren de content verzorgen.

Er is een groep gebruikers samengesteld uit alle geledingen van de school die samen op onderzoek zijn gegaan naar de diverse mogelijkheden om samen te werken binnen Office 365. Op basis van hun bevindingen zijn er zogenaamde factsheets ontwikkeld die aangeven welke tool/werkwijze voor welk doel moet worden ingezet. Zo wordt er standaard vergaderd in OneNote en worden Groups ingezet voor afdelingsoverstijgende (project)groepen. Via afdelingssites in SharePoint worden de documenten gedeeld op 3 niveaus: Voor iedereen, alleen voor studenten en alleen voor medewerkers. Aan de ene kant een rigide aanpak, aan de andere kant ook heel duidelijk. Natuurlijk zien deze factsheets er prachtig uit en we mochten er enkele van meenemen.

Natuurlijk kun je een dergelijke aanpak niet doorvoeren als er geen professionalisering bij zit en expertise wordt opgebouwd. Daarvoor werden scholingen per team ingezet en ieder team heeft ook een expert die steeds als voorloper wordt ingezet. Een belangrijke tip voor het ontwikkelen van draagvlak was dat het MT het goede voorbeeld moet geven.

De overstap van studenten naar de cloud is nog in ontwikkeling: gekozen is voor Teams en een klasnotitieblok. Daar wordt nu mee getest en de factsheets zijn inmiddels ontwikkeld. Er doen zich wel problemen voor bij uploaden en downloaden naar OneDrive omdat er heel grote bestanden worden gemaakt. Daarom zal men waarschijnlijk toch de keuze maken voor lokaal opslaan op eigen servers.

Het was een interessante sessie met een kijkje in de keuken van een echte vakschool. De factsheets bieden (naast een fraaie vormgeving) veel houvast voor andere scholen die nog worstelen met de keuzes voor tools om in samen te werken, dus die ga ik zeker opvragen. Zie ook nog het verslag van Ger Roelen over dezelfde sessie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.